Eigentumswohnung vermieten: alle laufenden Kosten, sauber getrennt nach umlagefähig und renditemindernd
Wenn du eine Eigentumswohnung vermieten willst, zerfallen die laufenden Kosten in zwei Töpfe, die wirtschaftlich nichts miteinander zu tun haben. Der eine Topf wandert über die Betriebskostenabrechnung an den Mieter und ist für deine Rendite ein durchlaufender Posten. Der andere bleibt an dir hängen. Bei einer 68-m²-Wohnung mit 780 € Kaltmiete sind das rund 1.243 € im Jahr – etwa 1,52 € je Quadratmeter und Monat oder 13 % der Kaltmiete, weg, bevor die erste Zinsrate fällig ist. Die Trennlinie zieht § 1 Abs. 2 BetrKV: Verwaltungskosten und Instandhaltungskosten sind ausdrücklich keine Betriebskosten und damit nie umlagefähig.
Unten steht beides als vollständige Positionsliste. Wenn du die Zahlen direkt in eine Cashflow-Rechnung kippen willst, nimm nur die zweite Liste – die erste gehört dort nicht hinein. Der Cashflow-Rechner erwartet genau diese Trennung.
Der Trennstrich: § 1 Abs. 2 BetrKV
Betriebskosten sind nach § 1 Abs. 1 BetrKV die Kosten, die dem Eigentümer durch das Eigentum oder den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes laufend entstehen. Absatz 2 nimmt zwei Gruppen ausdrücklich heraus:
- Verwaltungskosten – die Kosten der zur Verwaltung erforderlichen Arbeitskräfte und Einrichtungen, die Kosten der Aufsicht, der Wert deiner eigenen Verwaltungsarbeit, die Prüfung des Jahresabschlusses und die Geschäftsführung.
- Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten – alles, was während der Nutzungsdauer aufgewendet wird, um Mängel aus Abnutzung, Alterung und Witterung zu beseitigen.
Diese beiden Gruppen sind der Grund, warum das Hausgeld und die umlagefähigen Betriebskosten nie deckungsgleich sind. Das Hausgeld ist der Vorschuss auf den Wirtschaftsplan nach § 28 Abs. 1 WEG – darin stecken die Verwaltervergütung und die Zuführung zur Erhaltungsrücklage, und beides darfst du nicht weiterreichen. Wer sein Hausgeld eins zu eins in die Betriebskostenabrechnung schreibt, rechnet falsch ab.
Der zweite Schalter ist der Mietvertrag. § 556 Abs. 1 Satz 1 BGB sagt, die Parteien können vereinbaren, dass der Mieter Betriebskosten trägt. Ohne diese Vereinbarung zahlst du auch die umlagefähigen Positionen selbst – die Kaltmiete gilt dann als Inklusivmiete.
Umlagefähig: der Katalog des § 2 BetrKV
§ 2 BetrKV listet siebzehn Nummern. Nur was darunter fällt, kann überhaupt auf den Mieter umgelegt werden.
| Nr. | Position | Worauf du achten musst |
|---|---|---|
| 1 | Laufende öffentliche Lasten, namentlich Grundsteuer | Kommt vom Finanzamt an dich, geht in voller Höhe weiter |
| 2 | Wasserversorgung | Inklusive Zählermiete, Eichung, Abrechnung |
| 3 | Entwässerung | Meist an den Frischwasserverbrauch gekoppelt |
| 4 | Heizung (a–d) | Auch Wartung von Etagenheizungen (Buchst. d) |
| 5 | Warmwasserversorgung | Verbrauchsabhängig abzurechnen |
| 6 | Verbundene Heiz- und Warmwasseranlagen | Aufteilung nach der Heizkostenverordnung |
| 7 | Aufzug | Nur Betrieb, Wartung, Prüfung – keine Reparatur |
| 8 | Straßenreinigung und Müllbeseitigung | Kommunale Gebühren, in Städten der größte Sprung |
| 9 | Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung | Nur gemeinschaftlich genutzte Gebäudeteile |
| 10 | Gartenpflege | Pflege ja, Neuanlage nein |
| 11 | Beleuchtung | Allgemeinstrom für Flur, Keller, Außenanlagen |
| 12 | Schornsteinreinigung | Nur soweit nicht schon in Nr. 4 Buchst. a enthalten |
| 13 | Sach- und Haftpflichtversicherung | Gebäude-, Glas-, Haftpflicht-, Aufzug-, Öltankversicherung |
| 14 | Hauswart | Nur, soweit die Tätigkeit nicht Instandhaltung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder Hausverwaltung betrifft |
| 15 | Antenne / Breitband, Glasfaserbereitstellungsentgelt | Buchst. a und b gelten nicht für Anlagen, die ab dem 01.12.2021 errichtet wurden |
| 16 | Einrichtungen für die Wäschepflege | Gemeinschaftswaschküche, Trockner |
| 17 | Sonstige Betriebskosten | Muss im Mietvertrag einzeln benannt sein, sonst läuft die Position ins Leere |
Zur Größenordnung: Der Deutsche Mieterbund weist für das Abrechnungsjahr 2024 im Bundesschnitt 2,67 € je m² und Monat aus; fallen alle Betriebskostenarten an, sind bis zu 3,68 € möglich. Heizung und Warmwasser allein machen davon 1,32 € aus, in der Spitze 2,18 €. Das ist eine Verbandsauswertung von Abrechnungsdaten, keine Norm – für deine Kalkulation zählt die Jahresabrechnung deiner Eigentümergemeinschaft, nicht der Durchschnitt.
Nicht umlagefähig: was deine Rendite tatsächlich mindert
Für diese Seite gibt es mehr Anhaltspunkte im Gesetz, als die meisten Ratgeber verraten. Die Zweite Berechnungsverordnung ist zwar auf den öffentlich geförderten Wohnungsbau gemünzt, ihre Ansätze sind aber die einzigen normierten Werte, die es für Bewirtschaftungskosten überhaupt gibt – und sie taugen als Untergrenze für die eigene Kalkulation.
| Position | Ansatz | Grundlage |
|---|---|---|
| Verwaltervergütung (WEG) | 230 € je Wohnung und Jahr als Basiswert | § 26 Abs. 2 II. BV, alle drei Jahre an den Verbraucherpreisindex angepasst (Abs. 4) |
| Stellplatzverwaltung | 30 € je Platz und Jahr als Basiswert | § 26 Abs. 3 II. BV |
| Instandhaltung, Baujahr unter 22 Jahre | bis 7,10 € je m² Wohnfläche und Jahr | § 28 Abs. 2 Nr. 1 II. BV |
| Instandhaltung, ab 22 Jahre | bis 9,00 € je m² und Jahr | § 28 Abs. 2 Nr. 2 II. BV |
| Instandhaltung, ab 32 Jahre | bis 11,50 € je m² und Jahr | § 28 Abs. 2 Nr. 3 II. BV |
| Zuschlag Aufzug | + 1,00 € je m² und Jahr | § 28 Abs. 2 Satz 3 II. BV |
| Schönheitsreparaturen, wenn du sie trägst | bis 8,50 € je m² und Jahr | § 28 Abs. 4 II. BV |
| Mietausfallwagnis | bis 2 % der Erträge | § 29 II. BV |
| Kontoführung, Porto, Software | 40–80 € im Jahr | Praxiswert, keine Norm |
Zwei Ehrlichkeiten dazu. Erstens: Die 230 € aus § 26 Abs. 2 II. BV sind der Wert der Verordnungsfassung, der sich seit dem 01.01.2005 alle drei Jahre am Verbraucherpreisindex fortschreibt – der fortgeschriebene Betrag wird nirgends amtlich als Tabelle veröffentlicht. Reale WEG-Verwaltervergütungen für eine einzelne Wohnung liegen heute darüber; verlässlich ist nur die Zahl aus deinem Wirtschaftsplan. Zweitens: Der Instandhaltungsansatz der II. BV deckt das gesamte Objekt ab. Die Erhaltungsrücklage der Gemeinschaft nach § 19 Abs. 2 Nr. 4 WEG deckt davon nur das Gemeinschaftseigentum – für Bodenbeläge, Innentüren, Sanitärobjekte und Einbauküche in deiner Wohnung brauchst du eine zweite, eigene Rücklage.
Beispielrechnung: 68 m², 780 € Kaltmiete, Baujahr 1996
Dieselbe Wohnung wie im Artikel zum Kaufpreisfaktor, hier von der Kostenseite her aufgeschlüsselt. Kein Aufzug, Schönheitsreparaturen trägt der Mieter, Jahreskaltmiete 9.360 €.
| Position | € / Jahr | Rechenweg |
|---|---|---|
| Umlagefähige Betriebskosten | 2.178,72 | 68 m² × 2,67 € × 12 – zahlt der Mieter |
| Verwaltervergütung | −384,00 | 32 € brutto im Monat laut Wirtschaftsplan |
| Zuführung Erhaltungsrücklage (WEG) | −420,00 | 6,18 € je m² und Jahr |
| Eigene Rücklage Sondereigentum | −192,00 | 2,82 € je m² – zusammen 9,00 €, der Höchstansatz für Baujahr 1996 |
| Mietausfallwagnis | −187,20 | 2 % von 9.360 € |
| Kontoführung und Verwaltungsaufwand | −60,00 | Praxisansatz |
| Summe nicht umlagefähig | −1.243,20 | 1,52 € je m² und Monat |
| Verbleibt von der Kaltmiete | 8.116,80 | 676,40 € im Monat = 86,7 % der Kaltmiete |
Der Mieter überweist in diesem Beispiel 961,56 € warm. Von den 780 € Kaltmiete arbeiten für dich aber nur 676,40 €. Genau diese Zahl – nicht die Kaltmiete – gehört als Mieteinnahme in eine Cashflow-Rechnung, wenn du die Bewirtschaftungskosten nicht separat erfasst.
Einmalig und unregelmäßig: die Posten, die keine Jahresscheibe haben
- Sonderumlage. Reicht die Rücklage für eine beschlossene Maßnahme nicht, beschließt die Gemeinschaft nach § 28 Abs. 2 WEG Nachschüsse. Fünfstellige Beträge je Wohnung sind bei Dach, Fassade oder Strang nicht ungewöhnlich – und sie sind nicht umlagefähig. Der Blick in die Beschlusssammlung gehört deshalb vor den Kauf, nicht danach: was du bei einer vermieteten Eigentumswohnung übernimmst.
- Neuvermietung. Seit dem Bestellerprinzip nach § 2 Abs. 1a WoVermRG zahlt die Maklercourtage, wer den Makler beauftragt – bei einer Vermietung also du. Dazu kommen Leerstandsmonate und Renovierung zwischen zwei Mietverhältnissen.
- Modernisierung. Anders als Instandhaltung darf sie anteilig auf die Miete umgelegt werden. Wie das mit Heizungstausch und Förderung zusammenspielt, steht im Artikel zu Sanierung und Förderung nach dem GModG.
Der Steuerhaken: die Rücklage kostet Cashflow, senkt aber die Steuer nicht
Die Zuführung zur Erhaltungsrücklage verlässt dein Konto sofort – steuerlich passiert im selben Jahr nichts. Der BFH hat das am 14.01.2025 unter dem Aktenzeichen IX R 19/24 auch für die seit dem 01.12.2020 geltende Fassung des WEG bestätigt: Der Veranlassungszusammenhang zur Vermietung entsteht erst, wenn und soweit die Gemeinschaft die zurückgelegten Mittel für Erhaltungsmaßnahmen verausgabt. In der Anlage V taucht die Rücklage also nicht im Jahr der Einzahlung auf, sondern erst über die Jahresabrechnung des Jahres, in dem gebaut wird.
Praktisch heißt das: In den ersten Jahren nach dem Kauf ist dein steuerliches Ergebnis besser als dein Cashflow, weil die Rücklage Geld bindet, ohne Werbungskosten zu erzeugen. Im Jahr der großen Sanierung dreht sich das um. Wer nur auf die Steuererstattung schaut, unterschätzt die Liquiditätslücke dazwischen.
Vier Fallstricke, die regelmäßig Geld kosten
- Die Abrechnungsfrist läuft unabhängig von deiner WEG. Nach § 556 Abs. 3 Satz 2 und 3 BGB musst du dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums abrechnen; danach ist eine Nachforderung ausgeschlossen, es sei denn, du hast die Verspätung nicht zu vertreten. Beschließt deine Gemeinschaft die Jahresabrechnung erst im Herbst, wird es eng – rechne notfalls mit den bekannten Werten ab und korrigiere später zugunsten des Mieters.
- Der Hauswart-Vorwegabzug. § 2 Nr. 14 BetrKV erlaubt die Umlage nur, soweit die Tätigkeit nicht Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder Hausverwaltung betrifft. Steht in der Jahresabrechnung eine Pauschale ohne diese Aufteilung, ist die Position angreifbar.
- Kabel ja, aber nicht mehr als Betriebskosten. Das Nebenkostenprivileg für den Kabelanschluss ist zum 30.06.2024 entfallen. Umlagefähig bleibt das Glasfaserbereitstellungsentgelt nach § 72 TKG – höchstens 60 € im Jahr, in Summe höchstens 540 € je Wohneinheit und für höchstens fünf, bei unzureichender Refinanzierung bis zu neun Jahre. Bei Gesamtkosten über 300 € verlangt § 556 Abs. 3a BGB zusätzlich, dass du vorher drei Angebote eingeholt und das wirtschaftlichste gewählt hast.
- Reparaturen im Hausgeld. Die WEG-Jahresabrechnung mischt umlagefähige Betriebskosten mit Instandsetzungen. Wer sie ungefiltert übernimmt, legt Kosten um, die § 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV ausdrücklich ausschließt – und riskiert, dass die gesamte Abrechnungsposition kassiert wird.
Was am Ende bei dir hängen bleibt
Kalkuliere für eine durchschnittliche vermietete Eigentumswohnung mit rund 1,50 € je Quadratmeter Wohnfläche und Monat an nicht umlagefähigen Kosten, also grob 12 bis 15 % der Kaltmiete – Verwalter, Rücklage für Gemeinschafts- und Sondereigentum, Mietausfallwagnis und Kleinkram zusammengenommen. Solange die Bezugsfertigkeit weniger als 32 Jahre zurückliegt und kein Aufzug im Haus ist, bleibst du damit im Rahmen der Höchstansätze der II. BV; darüber hinaus – 11,50 € Instandhaltung je m² und Jahr plus 1,00 € Aufzugszuschlag – rutschst du schnell auf 1,80 bis 2,00 €. Prüf den Ansatz gegen den Wirtschaftsplan, sobald du ihn hast, und rechne die Wohnung damit einmal komplett durch – so funktioniert das hier.
Wie du die Positionen aus der Jahresabrechnung der Eigentümergemeinschaft in eine Betriebskostenabrechnung für den Mieter überführst — und warum der Verteilerschlüssel dabei meist bleiben darf —, steht in Hausgeldabrechnung auf den Mieter umlegen.
Quellen
- § 1 BetrKV — Betriebskosten (Abs. 2: Verwaltungs- und Instandhaltungskosten gehören nicht dazu)
- § 2 BetrKV — Aufstellung der Betriebskosten (Katalog Nr. 1–17)
- § 556 BGB — Vereinbarungen über Betriebskosten, Abrechnungsfrist, Glasfaserentgelt
- § 19 Abs. 2 Nr. 4 WEG — angemessene Erhaltungsrücklage
- § 28 WEG — Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Vermögensbericht
- § 26 II. BV — Verwaltungskosten (230 € je Wohnung und Jahr, dynamisiert)
- § 28 II. BV — Instandhaltungskosten (7,10 / 9,00 / 11,50 € je m² Wohnfläche)
- § 29 II. BV — Mietausfallwagnis (höchstens 2 % der Erträge)
- § 72 TKG — Glasfaserbereitstellungsentgelt (max. 60 €/Jahr, 540 € gesamt)
- § 2 Abs. 1a WoVermRG — Bestellerprinzip bei der Wohnungsvermittlung
- BFH, Urteil vom 14.01.2025 — IX R 19/24 (Zahlungen in die Erhaltungsrücklage sind keine Werbungskosten)
- Deutscher Mieterbund — Betriebskostenspiegel für das Abrechnungsjahr 2024 (Pressemeldung 18.12.2025)
Stand: September 2026. Dieser Beitrag dient ausschließlich der allgemeinen Information und ist keine Steuer-, Rechts- oder Anlageberatung. Alle Angaben erfolgen ohne Gewähr; Gesetze, Steuersätze und Förderkonditionen ändern sich — teils kurzfristig. Für deinen konkreten Fall wende dich bitte an einen Steuerberater, Notar oder Rechtsanwalt.
