Hausgeldabrechnung auf den Mieter umlegen: warum du den WEG-Schlüssel meist übernehmen darfst

Wer eine Eigentumswohnung vermietet, bekommt einmal im Jahr ein Dokument von der Hausverwaltung und muss einmal im Jahr ein anderes an den Mieter schicken. Die naheliegende Abkürzung – die WEG-Abrechnung kopieren und weiterreichen – führt zu einer angreifbaren Abrechnung. Nicht aber aus dem Grund, den die meisten Ratgeber nennen: Der Verteilerschlüssel der Gemeinschaft darf in aller Regel bleiben. Falsch wird es beim Inhalt und bei der Frist.

Dieser Artikel behandelt die Übersetzung zwischen beiden. Welche Kostenarten überhaupt umlagefähig sind, steht ausführlich in Eigentumswohnung vermieten: alle laufenden Kosten – hier geht es um den Weg vom einen Dokument zum anderen.

Zwei Papiere, zwei Rechtsverhältnisse

Die Jahresabrechnung erstellt der Verwalter nach § 28 Abs. 2 WEG. Sie rechnet über den Wirtschaftsplan ab und weist darüber hinaus die Einnahmen und Ausgaben der Gemeinschaft aus. Adressat bist du als Eigentümer, Rechtsgrundlage ist das Verhältnis der Wohnungseigentümer untereinander.

Die Betriebskostenabrechnung schuldest du deinem Mieter nach § 556 Abs. 3 BGB. Adressat ist der Mieter, Rechtsgrundlage ist der Mietvertrag. Zwischen beiden Dokumenten gibt es keine gesetzliche Brücke – die musst du bauen.

Ein Unterschied ist kleiner, als er scheint, zwei sind größer:

Der Schlüssel: § 556a Abs. 3 BGB dreht die Regel um

Hier steht in fast jedem Ratgeber das Falsche, und die Fehlannahme ist naheliegend: § 556a Abs. 1 S. 1 BGB legt Betriebskosten nach dem Anteil der Wohnfläche um, wenn nichts anderes vereinbart ist. Daraus wird der Ratschlag, die WEG-Abrechnung von Miteigentumsanteilen auf Quadratmeter umzurechnen.

Für vermietetes Wohnungseigentum gilt das aber nicht. Absatz 3 derselben Vorschrift ordnet ausdrücklich das Gegenteil an:

„Ist Wohnungseigentum vermietet und haben die Vertragsparteien nichts anderes vereinbart, sind die Betriebskosten abweichend von Absatz 1 nach dem für die Verteilung zwischen den Wohnungseigentümern jeweils geltenden Maßstab umzulegen."

Der Maßstab der Gemeinschaft ist damit der gesetzliche Regelfall — nicht die Ausnahme. Du darfst den Schlüssel der WEG übernehmen, und in aller Regel sollst du es sogar. Das erspart dir genau die Umrechnung, die anderswo als Kernschritt beschrieben wird.

Zwei Grenzen hat die Regel, und beide stehen im Gesetz:

• Der Mietvertrag geht vor. Absatz 3 greift nur, wenn „die Vertragsparteien nichts anderes vereinbart" haben. Steht im Vertrag ein Verteilerschlüssel — häufig die Wohnfläche —, gilt dieser.
• Billiges Ermessen ist die Schranke. Satz 2 stellt klar: Widerspricht der Maßstab der Gemeinschaft billigem Ermessen, ist nach Absatz 1 umzulegen. Das ist der Fall, wenn die WEG einen Schlüssel beschlossen hat, der einzelne Einheiten sachwidrig belastet.

Praktisch heißt das: Prüfe zuerst den Mietvertrag, dann den Schlüssel der Gemeinschaft. Nur wenn der Vertrag schweigt und der WEG-Schlüssel sachlich unhaltbar ist, rechnest du auf die Wohnfläche um.

Unberührt bleibt der verbrauchsabhängige Teil. § 556a Abs. 1 S. 2 BGB verlangt für Kosten, die von einem erfassten Verbrauch abhängen, einen Maßstab, der diesem Verbrauch Rechnung trägt; für Heizung und Warmwasser schreibt die Heizkostenverordnung die verbrauchsabhängige Abrechnung ohnehin vor. Diese Positionen übernimmst du aus der Einzelabrechnung des Messdienstleisters — unabhängig davon, welcher Flächen- oder Anteilsschlüssel für den Rest gilt.

Die Frist, die dich einholt

Das ist der Punkt, an dem Vermieter mit Eigentumswohnung regelmäßig Geld verlieren. Deine Abrechnung muss dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 S. 2 BGB). Läuft der Zeitraum am 31.12. aus, ist Stichtag der 31.12. des Folgejahres. Danach ist eine Nachforderung ausgeschlossen, es sei denn, du hast die Verspätung nicht zu vertreten (S. 3).

Die WEG kennt keine solche Frist. § 28 Abs. 2 WEG sagt nur, dass die Wohnungseigentümer nach Ablauf des Kalenderjahres über Nachschüsse beschließen. Wann die Eigentümerversammlung stattfindet, steht dort nicht – und in der Praxis liegt sie oft im dritten oder vierten Quartal. Damit bleiben dir manchmal nur Wochen.

Zwei Konsequenzen daraus. Erstens: Warte nicht auf den Beschluss. Die Zahlen der Jahresabrechnung liegen vor, sobald der Verwalter sie versendet; der Beschluss betrifft die Nachschüsse unter den Eigentümern, nicht die Richtigkeit der Kostenpositionen. Zweitens: Kannst du absehen, dass die Unterlagen nicht rechtzeitig kommen, dokumentiere deine Mahnungen an die Verwaltung. Das ist der Nachweis, dass du die Verspätung nicht zu vertreten hast – ohne ihn greift der Ausschluss.

In sechs Schritten übersetzt

1. Umlagefähige Positionen markieren. Gehe die Jahresabrechnung Zeile für Zeile durch und streiche alles, was nicht unter § 1 BetrKV fällt. Sicher heraus fallen die Verwaltervergütung, die Zuführung zur Erhaltungsrücklage, Instandsetzungen, Kontoführungsgebühren der Gemeinschaft und Rechtsverfolgungskosten.
2. Den Schlüssel prüfen, nicht automatisch umrechnen. Schweigt der Mietvertrag, gilt nach § 556a Abs. 3 BGB der Maßstab der Gemeinschaft — du übernimmst ihn. Nur wenn der Vertrag einen anderen Schlüssel nennt oder der WEG-Schlüssel billigem Ermessen widerspricht, verteilst du die Gesamtkosten je Position neu nach dem Verhältnis deiner Wohnfläche zur Gesamtwohnfläche.
3. Verbrauchsposten separat behandeln. Heizung und Warmwasser kommen aus der Abrechnung des Messdienstes, ebenso Kaltwasser, wenn Zähler vorhanden sind.
4. Nur mit vereinbarten Positionen arbeiten. Umlegen darfst du ausschließlich, was der Mietvertrag als umlagefähig benennt. Steht dort keine Betriebskostenvereinbarung, ist die Miete eine Inklusivmiete – dann gibt es nichts umzulegen, egal was die WEG abrechnet.
5. Vorauszahlungen gegenrechnen. Die Summe der umgelegten Kosten minus die vom Mieter geleisteten Vorauszahlungen ergibt Nachzahlung oder Guthaben.
6. Nachvollziehbar aufschreiben. Die Abrechnung muss die Gesamtkosten, den Verteilerschlüssel, die Berechnung deines Anteils und die Vorauszahlungen ausweisen. Ein Ausdruck der WEG-Abrechnung erfüllt keine dieser Anforderungen.

Was der Mieter darf

Er darf Einwendungen erheben – bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung (§ 556 Abs. 3 S. 5 BGB). Danach sind sie ausgeschlossen, sofern er die Verspätung zu vertreten hat.

Und er darf die Belege einsehen. Praktisch heißt das für dich: Du musst Einsicht in die Unterlagen gewähren, die deiner Abrechnung zugrunde liegen – also auch in die WEG-Jahresabrechnung und die dahinterliegenden Rechnungen. Fordere sie deshalb bei der Verwaltung an, sobald du abrechnest, nicht erst wenn der Mieter fragt.

Vier Fehler, die teuer werden

• Die Rücklage mitschicken. Die Zuführung zur Erhaltungsrücklage ist kein Betriebskostenposten. Sie ist Vermögensbildung der Gemeinschaft und bleibt vollständig bei dir.
• Die Verwaltervergütung umlegen. Ebenfalls nicht umlagefähig – und wegen ihrer Größenordnung der Posten, der am häufigsten beanstandet wird.
• Den Abrechnungszeitraum verschieben. Er muss ein Jahr umfassen. Weicht dein Mietverhältnis vom Kalenderjahr der WEG ab, musst du zeitanteilig abgrenzen, nicht den Zeitraum dehnen.
• Auf den Beschluss warten. Der Beschluss der Eigentümerversammlung ändert an deiner Zwölfmonatsfrist nichts. Wer bis Oktober wartet, hat sie in der Regel schon fast aufgebraucht.

Die Arbeit steckt im Streichen

Behandle die WEG-Jahresabrechnung als Rohstoff, nie als fertiges Dokument. Drei Fragen entscheiden über jede Zeile: Ist es eine Betriebskostenart nach § 1 BetrKV? Ist sie im Mietvertrag vereinbart? Und ist sie nach dem richtigen Schlüssel verteilt – bei vermietetem Wohnungseigentum ist das nach § 556a Abs. 3 BGB der Maßstab der Gemeinschaft, für gemessene Verbräuche der Verbrauch. Die Arbeit steckt im Streichen, nicht im Umrechnen.

Wie stark die nicht umlagefähigen Reste deine Rendite drücken, siehst du im Mietrendite-Rechner; er hat für Verwaltung und Rücklage eigene Felder. Was die Rücklage angemessenerweise betragen sollte, rechnet der Rücklagen-Rechner nach drei Methoden gleichzeitig aus.

Quellen

• § 556 BGB — Vereinbarungen über Betriebskosten, Abrechnungsfrist
• § 556a BGB — Abrechnungsmaßstab; Abs. 3 für vermietetes Wohnungseigentum
• § 16 WEG — Nutzungen und Kosten, Verteilung nach Miteigentumsanteilen
• § 28 WEG — Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Vermögensbericht
• § 1 BetrKV — Begriff der Betriebskosten
• Heizkostenverordnung — verbrauchsabhängige Abrechnung

Stand: September 2026. Dieser Beitrag dient ausschließlich der allgemeinen Information und ist keine Steuer-, Rechts- oder Anlageberatung. Alle Angaben erfolgen ohne Gewähr; Gesetze, Steuersätze und Förderkonditionen ändern sich — teils kurzfristig. Für deinen konkreten Fall wende dich bitte an einen Steuerberater, Notar oder Rechtsanwalt.